ECHB WienGEMEINDEPORTAL
Noch nicht zur Veröffentlichung fertig. Die Angaben zur Gemeinde und die recherchierten Hostinginformationen sind ergänzt. Die Interessenabwägung, Schutzmaßnahmen, vertraglichen Hostingdetails und Umsetzung der vorgeschlagenen Löschregeln sind noch zu prüfen. Dieser Entwurf beschreibt den bereitgestellten Programmstand.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Evangelium Christen Baptisten Gemeinde Wien
Dopplergasse 7
1110 Wien
Österreich
Datenschutzanfragen: datenschutz@mychurchinvienna.at

[Falls ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist: seine Kontaktdaten ergänzen; andernfalls diesen Hinweis entfernen.]

2. Konto und Mitgliederprofil

Die Evangelium Christen Baptisten Gemeinde Wien ist nach Angabe des Betreibers eine religiöse Organisation ohne Gewinnerzielungsabsicht. Das Portal ist ausschließlich für Mitglieder oder Personen mit regelmäßigem Gemeindekontakt bestimmt. Die Verwaltung prüft diese Voraussetzung vor der Freigabe. Das Portal dient der internen Gemeindeverwaltung, dem Austausch von Profilangaben und der Organisation von Missionsreisen. Bei der Registrierung werden die E-Mail-Adresse und ein zeitlich begrenzter Bestätigungslink verarbeitet. Beim Einrichten des Kontos werden Vorname, Nachname und Passwort erfasst. Das Passwort wird als Hash gespeichert, nicht als lesbarer Klartext.

Das Profil enthält außerdem Gemeinde, Geschlecht, Instrumente, Chorstimme, Mitarbeit im Küchenteam und optional ein Profilbild. Hochgeladene Bilder werden aufbereitet und in der Datenbank gespeichert. Kontorolle, Freigabestatus und technische Sitzungsinformationen dienen der Zugriffsverwaltung.

E-Mail, Name und Passwort werden für die Kontoerstellung benötigt. Beim Speichern des Profils verlangt das Formular die Auswahl Weiblich oder Männlich. Instrumente, Stimme, Gemeinde und Foto können leer bleiben; Küchenmitarbeit wird mit Ja oder Nein angegeben. Ohne Konto und erforderliche Freigabe sind die internen Bereiche nicht nutzbar. Die Erforderlichkeit der Pflichtangaben ist vor Veröffentlichung zu prüfen.

3. Wer sieht deine Angaben?

Freigeschaltete Mitglieder sehen im internen Mitgliederverzeichnis Name, Profilbild, Gemeinde, Instrumente, Chorstimme und Küchenmitarbeit. Deine E-Mail-Adresse und dein Geschlecht werden anderen normalen Mitgliedern dort nicht angezeigt. Administratoren können die Profile einschließlich dieser Angaben verwalten und Konten freigeben, sperren oder löschen.

4. Missionsreisen

Bei einer Reiseanmeldung werden Name, E-Mail-Adresse, Gemeinde, Geschlecht, Instrumente, Chorstimme und Küchenmitarbeit als eigener Datenstand für diese Reise gespeichert. Zusätzlich werden Anmeldestatus und Zeitpunkte festgehalten. Profilbild und Passwort werden nicht in die Teilnehmerliste kopiert. Administratoren können nach deiner Zusage eine Anmeldung für dich eintragen; die Angaben stammen dann aus deinem vorhandenen Profil.

Die vollständigen Teilnehmerlisten sind nur für Administratoren zugänglich. Sie können für die Organisation ausgedruckt oder im Browser als PDF gespeichert werden. Mitglieder sehen nur ihre eigene Anmeldung. Eine Profiländerung verändert ältere Reiseangaben nicht automatisch. Eine Abmeldung entfernt dich aus der aktiven Liste, löscht aber den gespeicherten Datensatz noch nicht. Die Übernahme ins Folgejahr ist eine neue Anmeldung.

5. Rechtsgrundlagen – vorgesehener Ansatz

Für die erforderliche interne Mitgliederverwaltung und Organisation gewünschter Reiseteilnahmen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO vorgesehen. Die berechtigten Interessen sind die Organisation des Gemeindelebens und der Veranstaltungen. Für die technische Sicherheit besteht das Interesse, Konten und Daten vor Missbrauch zu schützen. Vor Anwendung sind Erforderlichkeit und Interessenabwägung zu dokumentieren; insbesondere ist zu prüfen, welche Profilangaben tatsächlich benötigt werden und wem sie angezeigt werden dürfen. Für freiwillige Angaben und Bilder ist die konkrete Grundlage ebenfalls zu prüfen. Eine bloße Bereitstellung freiwilliger Angaben wird nicht als pauschale ausdrückliche Einwilligung behandelt.

Gemeindezugehörigkeit und Missionsreiseteilnahme können religiöse Überzeugungen erkennen lassen. Als zusätzliche Grundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. d DSGVO vorgesehen: Verarbeitung durch eine religiöse Organisation ohne Gewinnerzielungsabsicht im Rahmen ihrer rechtmäßigen Tätigkeit, beschränkt auf Mitglieder, ehemalige Mitglieder oder Personen mit regelmäßigem zweckbezogenem Kontakt und unter geeigneten Garantien. Die Nichtgewinnerzielungsabsicht und die Beschränkung des Nutzerkreises wurden vom Betreiber angegeben. Die übrigen Voraussetzungen und Schutzmaßnahmen sind noch zu bestätigen. Eine Offenlegung nach außen ohne Einwilligung ist davon nicht gedeckt; auch Zugriffe durch externe Dienstleister sind gesondert zu prüfen.

Soweit diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind, ist vor der betreffenden Verarbeitung eine andere passende Grundlage erforderlich, gegebenenfalls eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung. Die gewöhnliche Teilnahmebestätigung und das Lesen dieser Erklärung ersetzen eine solche Einwilligung nicht.

6. Hosting, E-Mail und technische Daten

Das Portal wird über easyname betrieben. Für den Versand der Bestätigungs-E-Mails nutzt das Programm den Maildienst des Servers. Hosting- und Mailanbieter können Daten im Rahmen ihrer Leistung verarbeiten.

Nach den veröffentlichten Hostinginformationen von easyname werden bei aktivierten Access-Logs die IP-Adressen nach 24 Stunden anonymisiert; die Logs werden spätestens nach drei Monaten gelöscht. Laut Anbieter stehen CloudPit-Backups bis zu zwei Wochen zur Verfügung. Diese allgemeinen Anbieterangaben sind für den tatsächlich gebuchten Vertrag zu bestätigen; aus der Verfügbarkeit von Backups wird keine darüber hinausgehende Garantie über sämtliche Sicherungskopien abgeleitet.

Offen bleibt der Abgleich von vertraglichem Anbieter, Serverstandorten, Unterauftragnehmern, Firewall- und Mailprotokollen sowie etwaigen Drittlandübermittlungen und Garantien. Mit easyname ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abzuschließen, sofern sie noch nicht besteht. Das Erstellen dieser Erklärung schließt keinen solchen Vertrag ab.

Anbieterinformationen: Speicherdauer, Backups und Auftragsverarbeitungsvertrag.

Zum Schutz vor zu vielen Anmelde- und Registrierungsversuchen verarbeitet das Programm aus IP-Adresse beziehungsweise E-Mail abgeleitete Hash-Kennungen, Zähler und Ablaufzeiten. Diese Kennungen sind nicht als sicher anonym anzusehen.

Das Portal verwendet das Sitzungscookie kirchenportal_session, um die Anmeldung und den Schutz von Formularen zu ermöglichen. Die tatsächliche Lebensdauer richtet sich nach den PHP-Sitzungseinstellungen; sie ist mit dem Hosting abzugleichen. Im bereitgestellten Programm sind keine Werbe- oder Analysewerkzeuge, Facebook-Einbettungen oder extern geladenen Schriftarten enthalten. Bootstrap, CSS und JavaScript werden vom Portal selbst geladen. Eine spätere Erweiterung erfordert eine erneute Prüfung.

7. Aufbewahrung und Löschung

Konten, Profile und Reiseteilnahmen werden im aktuellen Programm nicht nach einer festen Frist automatisch gelöscht. Administratoren können Konten löschen; dabei werden das Profilbild und zugehörige Reiseanmeldungen aus der aktiven Datenbank entfernt. Separat gespeicherte PDFs, Ausdrucke, E-Mails und Backups müssen gesondert berücksichtigt werden.

Bestätigungslinks sind 24 Stunden gültig. Ablauf bedeutet nicht automatisch Löschung des gespeicherten Registrierungsdatensatzes. Abgelaufene Registrierungen und Sicherheitszähler benötigen eine regelmäßige Bereinigung.

Vorgeschlagene Regeln – noch nicht als automatische Löschung eingerichtet

Diese Regeln sind ein Vorschlag zur organisatorischen und technischen Umsetzung. Im aktuellen Programm gibt es dafür keine automatische Bereinigung. Eine zuständige Person, ein verbindlicher Ablauf und die Behandlung von Backups einschließlich erneuter Löschung nach Wiederherstellungen sind noch festzulegen.

Nach Löschung alter Teilnehmerlisten entfällt die Auswahl der Vorjahresteilnehmer. Für eine neue Anmeldung kann weiterhin das bestehende Mitgliederprofil verwendet werden. Es wurden durch diese Aktualisierung keine Konten oder Teilnehmerdaten gelöscht.

8. Deine Rechte

Nach Maßgabe der DSGVO bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Eine Einwilligung kannst du mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich dazu an den oben genannten Datenschutzkontakt. Das Programm trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung und erstellt keine entsprechenden Persönlichkeitsprofile.

Du kannst dich bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, dsb.gv.at.

Grundlagen: DSGVO und Informationen der österreichischen Datenschutzbehörde zu besonderen Datenkategorien.